TR 
En 
NET PDKS [PERSONEL DEVAM KONTROL SİSTEMİ] KULLANICI KLAVUZU
2. GENEL TANIMLAR
2.1 Personel Tanımları
Yeni personel tanımlamak için Personel Devam Kontrol -> Personel Kartları menüsüne tıklayıp tanım ekranını açabilirsiniz.
Sonraki aşamada
Yeni butonuna tıklayarak yeni bir personel tanımı için form hazır hale gelir.
Sonrasında yapmanız gerekenler gerekli minimum personel bilgilerini sistemi girip bilgileri kaydet butonuna tıklayarak personel kaydını tamamlayabilirsiniz.
2.2 Hızlı Tanımlama
Mevcut tanım ekranlarında örneğin firma alanı için yeni tanım yapılacaksa aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi en sağdaki “+” simgesine tıklayarak Firma tanım ekranı açıp yeni firma eklenebilir. Bu hızlı tanımlama işlemi diğer alanlar için de geçerlidir. Örn: Pozisyon tanımlama, Bölüm Tanımlama vb.
Hızlı Tanımlama Ekranı aşağıda görüldüğü gibi sade ve kullanışlı bir yapıdadır. Bu ekrandan Yeni bir firma tanımlayabilir, mevcut firma listesini görüntüleyebilir, firma isimlerini düzenleyip silebilirsiniz.
- Yeni bir kayıt açmak için ekranda görülen Yeni butonuna tıklayarak form yeni bir kayıt oluşturabilirsiniz.
- Mevcut bir firmayı düzeltmek için sol tarafta düzeltilecek firma ismine tıklamanız gerekmektedir. Sonrasında yapmanız gereken Değiştir butonuna basarak kaydı düzenlemek ve Kaydet butonuna basmaktır.
- Mevcut bir kaydı silmek için sol listede ilgili seçili hale getirdikten sonra “SİL” butonuna basıp silmeyi onaylayarak kaydı tamamen silebilirsiniz.
2.3 Mesai İşlemleri Tanımları
Mesai tanımları, Mesai Grupları(Vardiyalar), Mesai Periyodları tanımlarını ve Tatil Tanımlarını “Personel Mesai Periyodları“ işlemini yapabilmek için önceden tanımlamak gerekir.
Mesai Tanımları
Mesai başlama, Mesai bitiş aralıklarını girdikten sonra giriş mesai toleransı(en fazla geç kalabilme hakkı), Çıkış mesai toleransı(En fazla erken çıkabilme hakkı) girilmeli eğer bu mesai ’de dinlenme aralıkları varsa alt dinlenmeler sekmesinden istenildiği kadar dinlenme aralığı tanımlanabilir.
Mesai Grupları(Vardiyalar) Tanımları
Mesai Grupları tanımlamak için şekilde görülen şekil 1 deki alana grup adını, şekil 3’de bu gruba eklenebilecek mesaileri ve şekil 2 de ise bu mesai grubunda bulunan mesaileri göstermektedir.
Gruba yeni mesai eklemek için şekil 3 teki listede görülen mesai ’ye bir kez tıklayıp seçili hale getirdikten sonra Gruba Ekle butonuna basarak Seçili mesaiyi gruba ekleyebilirsiniz. Gruba ekleme ve çıkarma yaptıktan sonra “Kaydet” butonuna basarak işlemi tamamlayabilirsiniz.
Mesai Periyod Tanımları
Mesai Periyodu tanıları bu mesai periyodunun hangi gününde hangi mesai grubunun olduğunu göstermektedir. Bunun için yapmanız gerekenler şekil 2 de mevcut mesai grupları, şekilde 3 de eklenebilecek mesai grup listeleri vardır. Ekleme ve çıkarma işlemi Mesai grubunu seçili hale getirdikten sonra Üyelere Ekle ve Üyelerden Çıkar butonları aracılığı ile yapabilmektedir.
4. PERSONEL İŞLEMLERİ
4.1 Personel Listesi
- Listeleri excel, Word, pdf aktarmak için Sağ alttaki Gelişmiş butonu’na tıklayarak kaydetme seçenekleri-> sonrasında istediğiniz formatta bilgisayarınıza kaydedebilirsiniz.
- Listedeki kolonları sürükle bırak ile listeden kaldırabilir sıralamasını değiştirebilirsiniz. İşlemler bittikten sonra kolon ayarlarını kaydedip bir dahaki açılışta yapmış olduğunuz düzende kullanabilirsiniz.
- Kriter paneli ve periyod işlemleri alanını Gelişmiş -> Panel Durumu but tonuna tıklayarak açıp/kapabilirsiniz.
4.2 Personel Listesi Kriter Paneli
Kriter Paneli filtreleme seçenekleriyle listelenecek personel bilgisini özelleştirebilirsiniz. Listeleme kriterlerini seçtikten sonra “Listeyi Yenile” butonuna tıklayarak yeni kriterlere göre personel listesini yenileyebilirsiniz.
4.3 Personele Kart bastırma
Listeden kart bastırılacak personel için en baştaki “seçim” alanı tik işaretleyiniz. Sonrasında seçili personele kart bastırmak için Kart bastır diyerek Kart’ın ön yüzünü toplu olarak bastırabilirsiniz. Arka yüz bastırmak için aynı listede Kart’ı cihaza ters koyduktan sonra “Kart Arka Yüzü Yazdır” butonuna tıklayarak yazdırabilirsiniz.
5. MESAİ İŞLEMLERİ
5.1 Toplu Mesai Vardiya Oluşturulması
- Personel Listesi formu açıldıktan sonra mesai periyodu oluşturulacak personel listede seçilir (seçim alanı işaretleyerek) ya da toplu seçim için “Tümünü Seç” butonuna tıklayarak tüm personeller seçilebilir.
- Periyod Başlangıç ve Bitiş tarihi sol taraftaki takvimden seçilir.
- Periyod listesinden Mesai Periyodu seçilir.
- Son olarak işlemlerin kaydedilmesi için “Periyodları Kaydet” butonuna tıklayarak seçili personeller için toplu olarak mesai periyodları oluşturulur.
5.2 Excel ile Mesai Periyodlarını oluşturmak[opsiyonlu bekçi, güvenlik personeli vb. için]
- Excel ile mesai periyodu oluşturmak için “Personel Listesi” ekranında “Excel Mesai” butonuna tıklayarak Bilgisayardan Excel liste seçim ekranı açılır.
- Excel örneği aşağıdaki gibidir. T.C. kimlik numarası bilgisi sistemdeki ile birebir aynı olmalı,Mesai Grubu ID’si sistemdeki hangi Mesai grubunda çalışıyorlarsa onun ID bilgisini F kolonuna eklemeniz gerekmektedir. Her gün için ayrı mesai grubu uygulanabilir.
6. CİHAZ İŞLEMLERİ
6.1 Cihaz Bağlantı ve Genel İşlemler
- Şekilde görüldüğü gibi Cihaz listesi sol tarafta listelenir, Şekil 1 de aktif bağlantısı olmayan cihazlar Kırmızı Aktif bağlantısı olan cihazlar ise Yeşil renk simgeler ile gösterilmektedir.
- Şekil 3 de Olay görüntüleyici alanında cihazlarla yapılan her türlü veri alışverişine ait bilgiler görülmektedir. Buradaki ek dikkat edilmesi gereken süreçler Hata: 0 konumunda satır yok bilgisidir. Bu hatayı bir kullanıcı için veriyorsa o kullanıcıya ait Mesai Periyodları oluşturulmamış demektir. Bu durumda ilgili personel için Periyodları oluşturup tekrardan cihazdan verileri almak gerekmektedir.
6.2 Cihaz Bağlantı işlemleri
- Şekilde görüldüğü gibi aktif olmayan bir cihaz ile bağlantı kurmak için cihaz simgesine sağ tıklayarak açılan listede Bağlan butonuna tıklamalısınız. Daha önce kapatılmamış bir bağlantı mevcut ise
Teknik İşlemler -> Direkt Bağlantı Kur butonuna tıklayarak bağlantı kurabilirsiniz.
-
6.3 Cihazdaki Personel Parmak izi ve Kart Bilgilerini Sisteme Aktarmak
- Bir cihazdaki Personele ait Parmak izi ve Kart bilgilerini sisteme aktarmak(Genelde ilk kurulumda veya yeni personel işe girince yapılır.) için Aktif bağlantı olan cihaza sağ tıklayarak Kullanıcı İşlemleri -> Parmak İzlerini Oku veya Kart Bilgilerini Oku butonuna tıklayıp Cihazdaki bilgilerini getirebilirsiniz.
- Cihazdaki Personel Kart ve Parmak izi Bilgilerini aşağıdaki gibi Listeler yapmanız gereken Şekil 1 deki Tümünü Seç butonuna tıklayıp tüm personeli seçili hale getirmek ve Şekil 2 deki Veri tabanına Aktar butonuna tıklayarak bilgileri sisteme aktarmaktır.
6.4 Sistemdeki Personel Parmak izi ve Kart Bilgilerini Cihaza Aktarmak
- Cihazlara tanımlanan kart ve parmak izi datalarını sisteme aldıktan sonra eğer sisteminizde birden fazla parmak izi cihazı kullanıyorsanız yapmanız gereken sadece seçili cihaza sağ tıklamak ve “Cihazı Veritabanıyla senkronize et” demektir.
Önemli Not: Bu İşlemi yaparken çok dikkatli olunmalı çünkü sistemdeki tüm log(giriş-çıkış) ve parmak izi-kart verileri silinecektir.
6.5 Cihazdaki Giriş-Çıkış İşlemlerini Sisteme Aktarmak
- Bir Cihazdaki Giriş-Çıkış hareketlerini sisteme aktarmak için Aktif bağlantı olan cihaza sağ tıklayıp-> Cihaz Log Kayıtlarını Getir butonuna tıklayınız.
- Sonraki aşamada Cihazdaki Giriş-Çıkış hareketlerini sisteme aktarmak için Şekil 1 deki Tümünü Seç butonuna tıklayıp tüm personeli seçili hale getirmek ve Şekil 2 deki Veri tabanına Aktar butonuna tıklayarak bilgileri sisteme aktarmaktır.
6.6 Cihaz Teknik İşlemleri
- Şekil 1: Cihaz simgesine sağ tıklayıp Teknik İşlemler-> Direkt bağlantı kur [daha önce aktif bir bağlantı açık kalması durumunda önceki bağlantıyı yok sayarak bağlanır.]
- Şekil 2: Cihaz simgesine sağ tıklayıp Teknik İşlemler-> Cihazın Ulaşılabilirliği Ping atılarak kontrol edilir.
- Şekil 3: Seçili cihazın tarihini sistem tarihiniz olarak günceller.
- Şekil 4: Aktif bağlantı olan cihazı yeniden başlatır.
6.7 Text Dosyasındaki Log Kayıtlarının Sisteme Aktarılması
- Şekilde görüldüğü gibi Cihaz işlemleri -> Text Dosyasındaki Log Kayıtlarını Aktar butonuna tıklayarak cihazdaki log kayıtlarının bağlantı kopması, mesai periyodlarının oluşturulmamış olması gibi aktarım hatalarının olduğu durumlar için Sistem tarafından oluşturulan log dosyaları üzerinden aktarılmayan verilerin sisteme aktarılmasını sağlar.
- Açılan Ekranda Şekil 1 de görüldüğü gibi “Dosya Aç” butonuna tıklayarak bilgisayardaki log dosyası seçilir. Log dosyaları Programın kurulu olduğu dizinde IMZANETPDKSLogYIL_AYGUN.txt adresindedir. Örn: Log2017_7�5062017_09.txt
- Şekil 2 de Tüm kayıtları seçili hale getirir.
- Şekil 3 de seçili tüm kayıtlar sisteme aktarılır.
6.8 Cihaz Hareket Olay Veri Geri Aktarım
- Cihaz her türlü veri kaybına karşı Cihaz Hareket Olaylarını yani Personel, Tarih ve Saat bilgisini ekstra bir alanda daha tutmaktadır.Bu alanda tutulan verileri sisteme aktarmak için aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi menüyü açabilirsiniz.
,
- Olay Hareketlerinden Veri Geri Aktarımı için çok dikkatli olunmalı öncelikle Giriş ve Çıkış için ayrı ayrı aktarım yapılmaktadır.
- Çalışan personellerin tümü için yapılacaksa personel seçmeden tüm personel için işlemi yapabilirsiniz. Tek bir personel için yapmak istiyorsanız Personel Seçmeniz gerekir.
- Giriş İşlemi için: Başlangıç Tarihi, Bitiş Tarihi ve Saat bilgisi girmeniz gerekmektedir. Saat bilgisi örn: o gün için 15 den önceki giriş hareketi otomatik olarak giriş hareketi sayılarak sistem güncellenecektir.
- Çıkış İşlemi için: Başlangıç Tarihi,Bitiş Tarihi ve Saat bilgisi girmeniz gerekmektedir. Saat bilgisi örn: o gün için 16 dan sonraki cihaz okutması çıkış hareketi sayılarak sistem güncellenecektir.
6.9 PDKS Server Otomatik Veri Aktarım Ayarları
- Pdks Server Menüsünden Şekil 1 de görüldüğü gibi parametreler menüsü üzerinden Otomatik Aktarım Zaman Tanımlarını yapabilirsiniz. Günlük, Aylık ve Aktarım sonrası veri silinme seçenekleri mevcuttur.
- Aylık kayıtlardaki Tarih bilgisinin GÜN ve SAAT kısmı önemlidir. Diğer bilgiler dikkate alınmamaktadır. Günlük kayıtlarda tarihin bir önemi yoktur sadece saat dikkate alınır.
7 PDKS RAPORLAR
7.1 Personel Devam Kontrol Raporu
- Menüde Şekil 1 de görülen Devam Kontrol İşlemleri butonu ile günlük raporlar ekranı açılır. Günlük kullanım için “Devam Kontrol İşlemleri” verimli bir rapor ekranıdır. Tek bir personel veya birden fazla personel için filtreleme yapılarak tarih aralığı girilip rapor alınabilmektedir.
- Şekil 2 de Temel filtreleme kriterleri Firmaya göre, Pozisyona göre, Bölüm ve görev bilgilerine göre filtreleme yapılabilir.
- Şekil 3 de Listelenecek tarih aralığı seçilebilir. Başlama ve Bitiş Tarihi seçilerek o tarih arası giriş çıkış listesi alınabilir.
- Şekil 4 de Bir veya birden fazla Personel seçilerek sadece o personellere ait giriş çıkış hareketleri görülebilir.
7.1.1 Personel Devam Kontrol Raporu -> Toplu İşlemler [Toplu İzin Girişi]
- İzin verilecek personeli yanındaki şekil 1 deki işaretleme alanı tıklanır. Şekil 2 deki İzin türü seçilir. Başlangıç ve Bitiş Tarihi seçilir varsa izin açıklaması girilir son olarak şekil 3 deki “Toplu İşlemler” butonuna tıklanır eğer izin verilecekse açılan menüde “ Seçili olanları İzinli Olarak Göster” butonuna tıklayarak toplu izin işlemi yapılabilir.
- İzin Silmek için aynı şekilde Şekil 1 deki gibi ilgili personel seçilme işlemi yapılır. Şekil 2 de hangi tarih aralığındaki izinler silinecekse Başlangıç ve Bitiş Tarihleri seçilir sonraki aşamada Şekil 3 teki “Toplu İşlemler” butonuna tıklayarak açılan menüde “Seçili olanların izinlerini sil” butonuna tıklayarak tarih aralığındaki izinler silinir.
- Saatlik izin verilmek istenirse Başlama ve Bitiş tarih alanının yanındaki saat kısmı el ile doldurularak saatlik izin de verilebilir.
![Personel Devam Kontrol Raporu -> Toplu İşlemler [Toplu İzin Girişi]](/uploads/7-2_Pdks_Toplu_Izin_Girisi_islemleri.png)
7.1.2 Personel Devam Kontrol Raporu -> Bölümlere Göre Rapor Çıktısı
- Bölümlere göre çıktı için uygun rapor alınması yine Devam Kontrol İşlemleri altında Şekil 1 de görülen “Yazdır” butonuna basarak ilgili menü açılır.
- Açılan menüde bölümlere göre çıktının ekrana getirilmesi veya direkt çıktıya gönderilerek alınabilir.
- Rapor örneği aşağıdaki gibidir. İstenirse bu rapor Word, Excel, Pdf vb. birçok formatta bilgisayara kaydedilebilir.
7.1.3 Mevcut Durum Raporu
- Program menüsünde Şekil 1 de gösterilen “Mevcut Durum” butonuna tıklayarak rapora ulaşılabilir. Rapor iki alandan oluşmaktadır. “Giriş Yapanlar” üst kısımda Adı Soyadı ve Yeşil Simge ile gösterilir. “Gelmemiş olanlar” Şekil 3 deki gibi kırmızı bir simge ile gösterilmektedir.
- Alt kısımda Firma, Pozisyon, Bölüm ve Göreve göre kriterler seçildikten sonra “YENİLE” butonuna tıklayarak filtreleme yapılabilir.
7.1.4 Aylık Giriş-Çıkış Saatleri Raporu
- Program menüsünde Şekil 1 de gösterilen “Aylık Giriş-Çıkış Saatleri Raporu” butonuna tıklayarak Aylık olarak personellerin Giriş Çıkış Saat bilgileri ve izinli ise izin bilgisini gösteren detaylı rapordur.
- Şekil 2 de Personel Adı Soyadı Bilgisi
- Şekil 3 de Ayın günleri sağa doğru listelenmektedir. Alttaki sağa kaydırma çubuğu ile bir ayın tüm günlerini gösterir.
- Şekil 4 de Listeleme Kriterleri seçilir örn. Hangi ayın raporu listelenecekse o seçilir.
- Şekil 5 de gösterilen “Yazdır” butonu ile Çıktı alınacaksa Raporun çıktısını alınabilir.
- Şekil 6 Kriterler seçildikten sonra listenin yenilenebilir.
7.1.5 Aylık Giriş-Çıkış Durum Raporu
- Program menüsünde Şekil 1 de gösterilen “Aylık Giriş-Çıkış Durum Raporu” butonuna tıklayarak Aylık olarak personellerin Giriş Çıkış Durum bilgileri gösteren detaylı rapordur.
- Şekil 2 de Personel Adı Soyadı Bilgisi
- Şekil 3 de Ayın günleri sağa doğru listelenmektedir. Alttaki sağa kaydırma çubuğu ile bir ayın tüm günlerini gösterir.
- Şekil 4 de Listeleme Kriterleri seçilir örn. Hangi ayın raporu listelenecekse o seçilir.
- Şekil 5 de “Excel’e Aktar” butonu ile liste Excel’ e aktarılabilir.
- Şekil 6 de gösterilen “Yazdır” butonu ile Çıktı alınacaksa Raporun çıktısını alınabilir.
7.1.6 Aylık Giriş-Çıkış Durum Raporu
- Program menüsünde Şekil 1 de gösterilen “Aylık Devam Kontrol Raporu” butonuna tıklayarak Aylık olarak personellerin Giriş-Çıkış Sayılarını bilgileri gösteren detaylı rapordur.
- Şekil 2 de Personel Adı Soyadı Bilgisi
- Şekil 3 de Giriş-Çıkış Durumuna göre sayılar listelenmektedir.
- Şekil 4 de Listeleme Kriterleri seçilir örn. Hangi ayın raporu listelenecekse o seçilir.
- Şekil 5 de gösterilen “Yazdır” butonu ile Çıktı alınacaksa Raporun çıktısını alınabilir.
- Şekil 6 de “Excel’e Aktar” butonu ile liste Excel’ e aktarılabilir.
8.1 PDKS Mobil Raporlama
KULLANICI GİRİŞ EKRANI
DASHBOARD ANARAPOR EKRANI
GİRİŞ-ÇIKIŞ DURUMUNA GÖRE RAPOR SAYILAR
BİRİM BAZLI RAPOR
PERSONEL BAZLI RAPOR
PERSONEL İZİN İŞLEMLERİ
